Das Arbeitsrecht enthält keine spezifischen Bestimmungen zum Dienstwagen. Das gesamte Regime basiert auf der Rechtsprechung, dem Vertragsrecht und den Sozialversicherungstexten, die sich auf Sachbezüge beziehen. Diese Abwesenheit eines speziellen gesetzlichen Rahmens schafft Grauzonen, die die interne Car Policy und die vertraglichen Klauseln ausfüllen müssen.
Neubewertung des Sachbezugs Fahrzeug ab Februar 2025
Die Pauschale für den Sachbezug wurde für Fahrzeuge, die ab dem 1. Februar 2025 zugewiesen werden, erheblich verschärft. Für ein gekauftes Fahrzeug steigt die Pauschale auf 15 % des Kaufpreises, zuvor waren es 9 %. Für ein geleastes Fahrzeug beträgt sie nun 50 % der jährlichen Kosten, zuvor waren es 30 %.
Konkret erhöht sich die Grundlage für die Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber und Arbeitnehmer, ebenso wie die steuerpflichtige Basis für die Einkommensteuer des Begünstigten. Unternehmen, die weiterhin die alten Tabellen auf Zuweisungen nach diesem Datum anwenden, riskieren eine Nachprüfung durch die URSSAF bei einer Kontrolle.
Wir empfehlen, systematisch das Zuweisungsdatum des Fahrzeugs (und nicht das Zulassungsdatum) zu überprüfen, um die anwendbare Tabelle zu bestimmen. Dieses Datum ist maßgeblich gegenüber der Verwaltung. Die Regeln des Arbeitsrechts für Dienstwagen fallen tatsächlich eher unter das Sozial- und Steuerrecht als nur unter das Arbeitsrecht, was die regulatorische Nachverfolgung umso technischer macht.
Elektrischer Dienstwagen: Abzug abhängig vom Öko-Score
Die elektrische Eigenschaft des Fahrzeugs reicht nicht mehr aus, um das vorteilhafte Sozialregime auszulösen. Für die Bereitstellungen zwischen dem 1. Februar 2025 und dem 31. Dezember 2027 ist ein Abzug von 70 % auf den Sachbezug möglich, jedoch nur, wenn die genaue Version des Modells den erforderlichen Umwelt-Score erfüllt.
Die vom Arbeitgeber übernommenen Stromkosten sind ebenfalls von der Beitragsbasis ausgeschlossen, vorausgesetzt, das Fahrzeug ist förderfähig. Diese Präzisierung ist wichtig: Zwei Versionen desselben Modells können je nach Montageort oder Herkunft der Batterien einen unterschiedlichen Öko-Score haben.
Parallel dazu wurde der ökologische Bonus für Unternehmen seit dem 2. Dezember 2024 abgeschafft. Es ist daher nicht mehr möglich, Kaufhilfen und soziale Vorteile zu kombinieren. Der steuerliche Hebel bleibt das einzige finanzielle Argument zur Elektrifizierung einer Flotte, was es erforderlich macht, die Förderfähigkeit Modell für Modell vor jeder Bestellung zu überprüfen.
Vertragliche Klauseln des Dienstwagens: Was der Vertrag abdecken muss
Die Bereitstellung eines Dienstwagens ist ein Element des Arbeitsvertrags, sofern sie dort ausdrücklich erwähnt wird. Die einseitige Streichung durch den Arbeitgeber entspricht einer Vertragsänderung, die die Zustimmung des Arbeitnehmers erfordert. Der Kassationshof hat dieses Prinzip mehrfach bestätigt.
Der Arbeitsvertrag oder ein entsprechender Zusatz muss mindestens Folgendes vorsehen:
- Die Merkmale des Fahrzeugs (Kategorie, Motorisierung, Preiskategorie), sowie die Bedingungen für den Austausch im Falle einer Flottenerneuerung.
- Die Regeln für die private Nutzung, wobei präzisiert werden muss, ob das Fahrzeug während des Urlaubs, an Wochenenden und von den Familienmitgliedern des Arbeitnehmers genutzt werden kann.
- Die Verteilung der Kosten: Kraftstoff oder Aufladung, laufende Wartung, Versicherung, Mautgebühren und vor allem das anwendbare Regime für Bußgelder (der Halter des Fahrzeugs bleibt rechtlich verantwortlich, aber eine Klausel kann die Rückerstattung regeln).
- Der Rückgabeort des Fahrzeugs und die Rückgabefrist im Falle einer Vertragsbeendigung, einer Aussetzung (langfristige Krankheit, Sabbatical) oder einer Suspendierung.
Das Fehlen einer Klausel zur Rückgabe während einer Aussetzung ist die Hauptursache für Streitigkeiten. Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen der Aussetzung, die den Vorteil aufrechterhält (Mutterschaftsurlaub zum Beispiel), und derjenigen, die einen vorübergehenden Entzug rechtfertigen kann, wie z.B. eine langfristige Krankmeldung, sofern dies in der Car Policy ausdrücklich vorgesehen ist.
Steuer auf Dienstfahrzeuge und Flottenstrategie im Jahr 2026
Der CO2-Anteil der Steuer auf Dienstfahrzeuge steigt jedes Jahr gemäß einer progressiven Skala. Im Jahr 2026 bleibt die Freigrenze für Fahrzeuge mit niedrigen Emissionen ein strukturelles Kriterium bei der Auswahl der Flotte.
Fahrzeuge, die ausschließlich elektrisch betrieben werden, sind von dieser Steuer befreit. Bei Plug-in-Hybriden hängt die Befreiung vom CO2-Emissionswert ab und kann nur vorübergehend sein. Die Gesamtkosten für den Besitz eines thermischen Dienstwagens beinhalten nun die jährliche Steuer, was die Abwägung zwischen den Motorisierungen verändert.
Wir beobachten, dass mehrere Unternehmen nun die Projektion der Steuer über drei bis fünf Jahre in ihre Zuweisungstabelle integrieren. Diese vorausschauende Berechnung ermöglicht einen objektiven Vergleich der Kosten eines hochwertigen thermischen Fahrzeugs mit denen eines gleichwertigen elektrischen Fahrzeugs, einschließlich Sachbezug und Besteuerung.
Kündigungsfrist und Rückgabe des Dienstwagens
Während der Kündigungsfrist behält der Arbeitnehmer die Nutzung des Dienstwagens, da der Arbeitsvertrag weiterhin in Ausführung ist. Die Abholung des Fahrzeugs während der Kündigungsfrist stellt eine einseitige Vertragsänderung dar.
Im Falle einer Freistellung von der Kündigungsfrist auf Initiative des Arbeitgebers behält der Arbeitnehmer alle mit dem Vertrag verbundenen Vorteile, einschließlich des Fahrzeugs. Wenn die Freistellung jedoch vom Arbeitnehmer beantragt und vom Arbeitgeber akzeptiert wird, kann die Rückgabe sofort gefordert werden, vorausgesetzt, diese Modalität ist in der vertraglichen Klausel festgelegt.
Das tatsächliche Rückgabedatum muss schriftlich festgehalten werden, mit einem Zustand des Fahrzeugs. Streitigkeiten betreffen häufig nicht gemeldete Schäden oder Kilometerstände, die einen vertraglichen Höchstwert überschreiten. Ein von beiden Parteien unterzeichneter Protokoll bleibt der beste Schutz gegen solche Streitigkeiten.
